Модуль «ОПЛАТА»

Модуль оплаты предназначен для учета оплаты и начислений студентам, обучающиеся на коммерческой основе.

Введение

При включении модуля, на панели инструментов, а также в меню программы появиться новый пункт  меню «Оплата», которая  включает в себя следующие подменю:

Договора – меню открывает форму «Список договоров». Форма содержит элементы поиска договоров, а также  возможность формирования отчетов.

Оплата – открывает форму «Оплата обучения», где отображаются данные о начислении и оплате студентов. В форме можно задать параметры поиска, а также сформировать доступные отчеты.

Создать договор – открывается форма для создания нового договора со студентом.

Отчет – форма для создания отчета по оплате студентов за определенный период времени.
 

Рисунок 6.1 – Меню и панель инструментов программы

Форма «Договора»

Форма «Договора» (рисунок 6.2) по умолчанию отображает пустой список. Для отображения всех договоров нужно нажать кнопку «Поиск» без параметров поиска, которые указываются в верхних полях формы:

Факультет – фильтр по факультету, на котором обучается студент;

Специальность – фильтр по специальности (предварительно нужно выбрать факультет);

ФИО – фильтр по ФИО студента, можно указать часть фамилии или имя, к примеру:

Если в поле ФИО указать «Алексан», то будут отображены те договора, где в фамилии, имени или отчестве встречается корень «Алесанд»:
- Александренко Светланна Владимировна
- Петров Александр Иванович
- Иванов Андрей Александрович

№ договора – поиск по номеру договору;
Год набора – фильтр по году создания договора;
Квитанция – фильтр договора по номеру квитанции, по которой производилась оплата;
Подразделение – фильтр по представительству;
Также, в форме можно указать поиск по статус договора:
Текущие – только действующие договора;
Все – все договора, которые была заключены;

Рисунок 6.2 – Форма «Список договоров»

Ряд дополнительных опций доступно в панели управления и в меню формы «Договора».

На панели управления  через меню «Открыть отчет» Вы можете сформировать один из отчетов:  

Карточка оплаты – открывает карточку (историю начисления и оплаты») для выбранного студента;
Заявление от студента - формируется заявления от студента на оплату обучения
Заявление от родителя – формируется заявления от родителя на оплату обучения, ФИО которого указано в редакторе договора.

Для получения сводных данных по оплате и начислению Вы можете использовать панель управления – меню «Статистика»:

Сводка – открывает отчет «Сводка по специальностям» по количеству договоров для специальности и общую сумму оплаты.
Сводка по курсам – формирует отчет по договорам, которые отображаются в таблице (с учетом фильтров). В отчете составляется сводка  по каждому договору о начислениях и оплате с 1 по 5 курс. (Рисунок 6.3)

Рисунок 6.3 – Образец отчета

Карточка – открывается карточка оплаты и начисления по выбранному договору в списке.

Оплата – Открывается форма «Оплата обучения» для выбранного договора в списке.

Форма «Редактор договора»

Для просмотра или изменения договора нужно дважды кликнуть по ФИО студента в таблице в форме «Договора», после чего откроется форма «Редактор договора» (Рисунок 5.4)

Пояснения к атрибутам формы:

Текущий договор – является ли данный договор еще действующий.

ФИО – ФИО студента, к которому привязан договор. Для изменения ФИО нажмите на кнопку «Изменить ФИО»

Родители – данные о родителях при заключении договора с родителями студента

Дата отчисления – дата отчисления студента. Дата необходимо для точного подсчета необходимых начислений, если студент был отчислен ранее, чем закончился срок договора.  

Рисунок 6.4 – Форма «Редактор договора»

Создать новый договор можно через меню «Оплата» или в списке студентов группы выбрав нужную строку открыть меню «Студент»  пункт «Оплата обучения».

Рисунок 6.5 – Меню «Студент»

При этом если у студента нет договора, то появится сообщение:

Рисунок 6.6 – Сообщение

Если у студента уже создан договор, то откроется форма «Оплата обучения»

Форма «Оплата студента»

Форма «Оплата студента» (рисунок 6.7) содержит данные об оплате и начислениях конкретного студента по выбранному договору. У студента может быть несколько договоров, который отображаются в списке вверху формы. В форме можно добавить новый договор для этого же студента, изменить  или удалить  выбранный договор.

Данные в таблицах «Начисления студента» и «Оплата студента» отображаются для договора, который выбран в верхнем списке.

Для создания нового договора нажмите кнопку «Добавить». В форму «Редактор договора» будут автоматически перенесены данные о студенте по текущему договору (который выбран в списке). Для изменения данных о договоре, который указан в списке, или для его удаления используете кнопки «Изменить» и «Удалить» соответственно. Для добавления начисления или оплаты по выбранному договору нажмите кнопку «Добавить» под соответствующей таблице.

Рисунок 6.7 – Форма «Оплата обучения»

При добавлении оплаты/начисления необходимо указать  Сумму оплаты или начисления, дату операции, номер квитанции (при оплате), учебный год, курс и семестр . Если указать  галочку «Разбить по семестрам», то будут созданы две записи для осеннего и весеннего семестра выбранного курса. Сумма начисления или оплаты будет разделена по полам.

Рисунок 6.8 – Форма «Редактор оплаты»

Для изменения или удаления уже созданных начислений или оплаты используйте соответствующие кнопки под таблицами «Начисления студента» и «Оплата студента»

Форма «Оплата обучения»

Форма «Оплата» - отображает по заданным параметрам начисления или оплату студентов. Для открытия данной формы выберите в меню «Оплата» >«Оплата обучения»

В верхней части формы содержаться элементы для поиска по заданным параметрам:

Факультет – фильтр по договорам, который относятся к выбранному факультету;

Специальность – фильтр по специальности (Предварительно, нужно выбрать факультет);

Учебный год – оплата или начисления только за выбранный учебный год;

Курс/семестра – фильтр по курсу и семестру;

ФИО – фильтр по ФИО студента;

Квитанция – фильтр по номеру квитанции;

Тип поиска по начислениям или оплате указывается соответствующим пунктом под кнопкой «Найти». Чтобы задать фильтр по дате оплаты или начисления воспользуйтесь полями «Период», где можно указать как конкретную дату (первое поле), так и диапазон дат.

Рисунок 6.9 – Форма «Оплата»

Дополнительные фильтры для поиска и формирования отчетов находятся на панели инструментов:

Форма обучения – форма обучения, указанная в договоре (очная, заочная и т.д)
Уровень образования – уровень, который указан в договоре;
Статус – статус договора. Возможно два варианта текущие (действующие) и все
Подразделение - фильтр по представительству;

Для указания временного периода используйте поля «Период», где нужно указать дату с и дату по.

После установки фильтра в любом из вышеперечисленных полей нужно нажать кнопку «Найти». При двойном клике по любой из записей в таблице открывается форма «Оплата обучения» для договора, к которому относится выбранная оплата.

Подготовка отчетов

Для распечатки таблицы или просмотра расширенных данных по оплате Вы можете воспользоваться кнопкой «». При нажатии на эту кнопку данные из таблицы будут выведены в книгу Excell .

Другие варианты отчетов доступны в строке меню «Сформировать отчет».