3 ПРОГРАММА ИС «ДЕКАНАТ»
Запустите программу "Деканат" (иконка программы в меню «Пуск» - «Программы» - «Деканат»). После загрузке программы откроется главная форма программы.
Рисунок
3.1 – Главное окно программы «Деканат»
Видео-урок
Спроектированный интерфейс подстраивается под полномочия пользователя. Пользователю могут быть выделены администратором системы безопасности права на чтение или изменение заданного списка факультетов.
Для выполнения действий можно использовать главное меню программы, панель инструментов с часто используемыми командами, контекстные меню объектов в древовидном списке.
На панели инструментов (Рисунок 3.2) расположены наиболее часто используемые команды для операций со студентами, группой, печати документов и перевода.
Рисунок
3.2 – Панель управления программы
При нажатии на кнопку, под ней раскрывается меню (кроме кнопки «Печать», в котором можно выбрать действие. В зависимости от выбранного уровня в дереве факультета становятся доступными те или иные действия. При выборе факультета или курса действия с группой или студентом блокируются, так как группа или студент не выделена. Для того чтобы, например, перевести конкретного студента в другую группу необходимо выделить студента в структуре ОУ или в списке группы.
Исследования показали, что пользователю при работе с большими объемами иерархических данных наиболее удобно ориентироваться и искать в древовидном списке подразделений, как в каталогах программы «Проводник».
Для быстрой навигации по данным студентов и групп используется иерархический список в виде дерева (Далее «Структура ОУ», рисунок 3.3)
Рисунок 3.3 – Структура образовательного учреждения
На верхнем уровне Структуры ОУ находится название
образовательного учреждения , ниже, в алфавитном порядке расположены факультеты.
Структура образовательного учреждения включает в себя разделы: «Образовательное учреждение»> «Факультет»> «Курс»> «Группа»> «Студент».
Для удобства использования все узлы дерева открываются одинарным кликом мыши. При в ыделении объекта в структуре, в правой части программы появляется информация о данном объекте, т.е. список группы, статистика по курсу или факультету, личное дело студента и др.
Структура ОУ (Рисунок 3.3) содержит факультеты, к которым пользователь имеет доступ на чтение или изменение.
Каждый факультет состоит из трех разделов:
- «Студенты»,
- «Архив»,
- «Управление».
Раздел «Студенты» содержит курсы и группы, которые внесены в базу данных:
- При выделении факультета или курса справа в таблице отображается сводка по выбранному контингенту студентов
- При выделении
группы отображается список студентов группы, который можно редактировать и добавлять новых в нижней пустой строке.
- При двойном клике по группе в дереве отображаются студенты группы, которых можно тоже выделять и редактировать информацию в таблице.
Раздел «Архив» содержит списки студентов, которые были отчислены, переведены в академический отпуск, окончили обучение, а список также абитуриентов, поступающих на данный факультет.
В разделе присутствует быстрый поиск по любому полю (Рисунок 3.4). Для фильтрации списка студентов по заданным критериям достаточно ввести в верхнюю строку окна с поиском часть текста. По мере ввода список студентов будет фильтроваться в соответствии с заданными условиями.
Раздел «Управление» позволяет редактировать список специальностей и учебных групп, а также проводить поиск студентов по данному факультету. В самом низу «структуры ОУ», отдельно от факультетов, имеется раздел «Поиск студента», который позволяет произвести поиск по всем факультетам.
Рисунок
3.4 – Поиск в архиве «Окончившие»
Меню программы содержит следующие подменю:
Меню «Файл» включает пункты:
- «Список всех студентов» - открывает в таблице список всех студентов ВУЗа.
- «Параметры соединения» - открывает окно редактирования настроек соединения с сервером.
- «Сведения о пользователе» - открывает окно редактирования сведений о пользователе и просмотра прав в системе.
- «Выход» - закрывает программу и все окна.
Рисунок 3.5 – Меню «Файл»
Меню «Правка» (Рисунок 3.6) можно вызвать как из главного меню, так и правым кликом мыши по таблице. При выделении ячеек и выборе команды «Копировать» информация копируется в буфер обмена.
Для того чтобы вставить скопированную в другом месте информацию в таблицу новыми строками, нужно перед вставкой выделить ячейки в нижней пустой строке, предназначенной для ввода новых строк.
Пункт меню «Вставка из приказа» позволяет при копировании списка студентов из документа Word преобразовать на лету ФИО студентов из любого падежа в именительный падеж.
Рисунок 3.6 – Меню «Правка»
Меню «Вид» позволяет включить или отключить видимость панели инструментов и строки состояния а также указать разные цвета четных и не четных строк в таблицах.
Меню «Факультет» (Рисунок 3.7) содержит подменю для выбора текущего учебного года и следующие команды:
- «Обновить» - обновляет дерево факультета. Требуется вызывать после изменения списка групп.
- «Печать формы – печать открытой в правом окне формы. Доступна для списка студентов и списка групп.
- «Менеджер перевода» - открывает окно для перевода студентов.
- «Сведения о факультете» - открывает окно для редактирования информации о факультете. (Рисунок 3.8)
Рисунок 3.7 – Меню «Факультет»
Окно «Сведения о факультете» позволяет изменить данные о факультете: полное название факультета, сокращенное название, которое будет отображаться в структуре ОУ, а также ФИО декана, телефон и аудиторию деканата, и другие данные. Для факультета «аспирантуры» и «Магистратура» необходимо указать галочку «Отображать вкладку Аспирантура».
Рисунок 3.8 - Окно «Сведения о факультете»
Все виды перемещений студентов, отчисления и перевода в академический отпуск и восстановление можно осуществить, вызвав «Менеджер перевода» с помощью команды меню «Факультет>Менеджер перевода» или комбинацией клавиш «Ctrl+M».
Меню «Действие» содержит два подменю «Группа» и «Студент».
Подменю «Группа », которое можно также вызвать, используя кнопку «Группа» на панели инструментов, содержит команды:
- «Новый студент» - добавляет, пустую строку в списке группы для внесения нового студента.
- «Список группы» - открывает в новом окне таблицу с полным списком студентов и указанием группы, специальности и факультета.
- «Итоговый рейтинг» - открывает окно «Итоговый рейтинг» (Рисунок 3.10) для просмотра итогового рейтинга студентов группы за заданный период.
- «Обновить список» - обновление списка выбранной группы.
Рисунок 3.9 – Окно «Итоговый рейтинг»
Подменю «Студент», которое можно также вызвать, используя кнопку «Студент» на панели инструментов, содержит команды:
- «История перемещений» - открывает окно «Истории перемещений» (Рисунок 3.11) для выбранного в списке группы студента. Окно «История перемещений» позволяет просматривать и редактировать информацию обо всех переводах студента.
Рисунок 3.10 – Окно «История перемещений студента»
- «Отчислить студента» - для быстрого отчисления, например, ошибочно набранного студента.
- «В академический отпуск» - для быстрого перевода студента в академический отпуск.
- «Закончил обучение» для быстрого перевода студента заканчивающего обучение в категорию «Окончившие».
- «Итоговый рейтинг» - открывает окно «Итоговый рейтинг» (Рисунок 3.12), как и в меню «Группа», но для одного студента.
- «Зачетная книжка студента» - открывает окно «Зачетная книжка» (Рисунок 3.13), которое содержит все оценки, полученные студентом, заполненные в ИС «Электронные ведомости».
Рисунок 3.11 – Окно «Зачетная книжка студента»
Меню «Отчеты» содержит следующие команды для создания справок и отчетов:
Пункт «Список студентов» – печать списков групп по факультетам ОУ. В форме пользователь может настроить сортировку списка, а также применить фильтр по условия обучения (основаниям). Подробнее смотрите 4 раздел.
Для формирования отчета, нужно:
- указать в списке факультет название факультета;
- выбрать учебный год и курс в соответствующих списках;
-выделить одну или несколько групп в поле «Список групп»;
- нажать на кнопку «Сформировать».
Отчет формируется в формате Excel .
Рисунок 3.12 - Печать списков групп.
При изменении пунктов «Форма обучения» список групп фильтруется список групп.
В отчете можно задать различные фильтры и тип сортировки списка студентов. Для поиска по городу или региону жительства достаточно ввести часть (корень) названия города или региона в соответствующее поле в форме.
Пункт «Форма ВО1/СПО1» – подготовка отчетов для подготовки отчетов ВПО-1. В форме нужно выбрать факультет, учебный год и вид отчета». Отчет формируется в формате Excel .
Рисунок 3 . 13 – Форма «Отчеты для формы ВПО-1»
Меню «Движение контингента» - открывает форму для подготовки отчетов по «движению» студентов за определенные периоды времени. Отчет открывается в приложении MS Excel по фамильный список студентов с данными о приказе.
Рисунок 3.14 – Форма «Движение контингента»
Далее, в меню «Отчеты» следует авто заполняемый список отчетов, по шаблонам, которые находятся в папке с программой в каталоге «Templates».
Рисунок 3.15 – Меню «Отчеты»
Список некоторых из них:
- «Список группы» - печать списка студентов текущей группы.
- «Справка по форме 26» - создание справки студента для военкомата на основе шаблона Справка26. doc , который находится в подкаталоге программы Templates и может корректироваться пользователем.
- «Справка студента» - создание справки студента о том, что он обучается в данном ВУЗе, на основе шаблона СправкаСтудента.doc
- «Ведомость» - создание экзаменационной ведомости на основе Excel -шаблона.
- «Список студентов в Excel »-экспорт списка студентов в Excel на основе шаблона СписокСтудентов.xls.
Меню «Оплата» - меню для открытия модуля «Оплаты».
Содержит разделы:
- Договора – открывает форму со списком созданных договоров со студентами
- Оплата обучения – форма оплаты и начисления студентам
- Создать договор – открывает форму для создания договора
- Отчеты – отчеты по оплате и начислениям студентам.
Меню «Сервис» предназначено для экспорта информации из ИС «Деканат» в другие системы. В меню входят пункты:
- Справочник «Институты» - открывает справочник программы, где можно добавить, удалить или изменить данные о филиалах (Институтах) учебного заведения
- Справочник «Факультеты» - открывает форму для заполнения и редактирования факультетов.
- Справочник «Специальности» - открывает справочник заполнения и редактирования специальностей.
- Справочник «Кафедры» - открывает справочник для заполнения и редактирования кафедр учебного заведения.
Примечание : Вышеперечисленные меню доступны только пользователям в роле «Деканат-УМУ» и «Деканат-Администратор».
- Экспорт групп - создание файла списка групп Gr [*]. dat в формате « Plany »
- Экспорт контингента - создание файла *. cnt с информацией о текущем количестве студентов в группах для обновления планируемого контингента в книге « Service » пакета « Plany ».
- Экспорт в DOC - экспорт списка студентов в Word для создания ведомости успеваемости.
Меню «Справка» позволяет вызвать справочное руководство к программе и получить информацию о версии программы и контактах разработчика.
Панель инструментов (рисунок 3.16) предназначена для быстрого доступа к часто
используемым командам меню.
На ней присутствуют кнопки для вызова меню «Факультет», «Действие>Группа»,
«Действие>Студент» и «Печать».
Кроме этого на панели присутствуют кнопки «Сохранить» и «Отменить», которые
позволяют, соответственно, сохранить или отменить изменения информации в
таблице.
Рисунок 3.16 – Панель инструментов программы
Кнопка на панели инструментов в точности соответствуют одноименным меню в меню
программы.
Подробнее о меню программы вы можете узнать в пункте 3.2