Импорт данных

В этом разделе рассмотрены способы переноса данных о студентах из других источников

Формирование списка групп студентов (Импорт данных)

Формирование базы студентов в программе «Деканат» можно осуществлять несколькими способами:

- зачисление абитуриентов из базы «Абитуриенты» (ИС «Приемная комиссия»);
- создание личного дела в списке группы или в форме «Личное дело»;
- создание личных дел студентов в списке групп путем копирования из других источников.

Если у Вас имеется собственная база данных или табличные данные о студентах, то их можно перенести путем простого копирования данных. Рассмотрим пример копирования списка студентов из приложения MS Excel

Предварительно, нужно расположить колонки в MS Excel в такой же последовательности как они идут в списке группы в программе «Деканат». Если необходимо скопировать значение в поле с галочкой (Checkbox), то в Excel нужно для этой колонки указать 1 (установить галочку) или 0 (снять галочку). Также, Вы можете и поменять расположение колонок и в списке групп в «Деканат». Для этого кликните и удерживайте левую кнопку мышки на заголовке колонки и перетяните колонку в нужное место.

Для копирования данных выполните следующие действия:

- Выделите диапазон ячеек и скопируйте их в буфер обмена (Рисунок 1);
- Откройте список группы в программе «Деканат»;
- Установите курсор на предпоследнюю строчку, если в группе есть студенты (Рисунок 2);
- В нижнее строчке (пустая строка со знаком *) выделите нужное количество колонок;
- Выберите в меню «Правка» пункт «Вставить» (Рисунок 3).

Рисунок 1 – Копирование данных в MS Excel

Рисунок 2 - Вставка данных в список группы с добавленными строками

Рисунок 3 - Вставка данных -в пустой список группы

Вставить данные в одну колонку, можно по такому же принципу, выделив ячейку только в нужном столбце. (Рисунок 7.3) Для сохранения данных необходимо обязательно заполнить поля: Фамилия, Имя, Отчество.

Рисунок 4 – Выделение ячейки (ИС «Деканат»)

По такому же принципу можно заменять значения в ячейках в существующих строках.
(Рисунок 5)

1) Копирование данных в MS Excel
2) Выделение ячеек, и вставка данных
3) Замененные данные

1) Скопировать данные

2) Выделить диапазон для замены и выбрать меню «Правка» – «Вставить»

3) Результат замены

Рисунок 5 – Копирование колонки в ИС «Деканат»

Примечание:

Если при вставке данных появится пустая (лишняя) строка, то нажмите кнопку «Сохранить», после нажатия появится сообщение:

 Нажмите кнопку «Да» и переключитесь с группы, на группу нажав кнопку «Нет» на следующем сообщение 

Рисунок 7